Locationscouting – Die perfekte Hochzeitslocation finden!

Locationscouting ist eins der wichtigsten Punkte überhaupt während der Hochzeitsplanung. Genau genommen fängt sie sogar damit an. Denn jede gute Hochzeitsplanung fängt mit der Suche nach der perfekten Hochzeitslocation an.

Brautpaare, die zum ersten Mal eine Hochzeit planen oder bereits geplant haben, dürften mir jetzt zustimmen: Man fühlt sich zunächst einmal verloren! Viele Fragen und viel mehr Antworten als einem eigentlich lieb ist. Einige dieser Fragen werden euch nun mit diesem Blogeintrag beantwortet. Und zwar von Hochzeitsplanerin Andrea Penndorf.

Ich hatte bereits mehrfach das Vergnügen mit Andrea zu arbeiten und von ihrer Expertise zu profitieren. Bei ihr bleibt nichts dem Zufall überlassen. Ich freue mich sehr, dass sie sich dazu bereit erklärt hat, einen Gastbeitrag über Locationscouting auf meinem Blog zu schreiben. Ihr werdet sehen, es gibt sehr viel dabei zu beachten. 

Ich wünsche euch viel Spaß mit Andreas Tipps für die Suche eurer perfekten Hochzeitslocation.

 

---

 

Hochzeitsplanerin Andrea Penndorf – Hochzeitsplanung perfekt

Mein Name ist Andrea und ich bin seit April 2016 unter dem Namen Hochzeitsplanung perfekt als Hochzeitsplanerin im Rhein-Main-Gebiet tätig.

Ich habe vorher einige Freundinnen bei deren Hochzeitsplanung zur Seite gestanden. Noch nicht mit dem Hintergedanken Hochzeitsplanerin zu werden, sondern viel mehr, weil ich sie an meinen Erfahrungen von unserer eigenen Hochzeitsplanung in den Jahren 2008/2009 teilhaben lassen wollte.

Eine dieser Bräute sagte dann ganz beiläufig, dass sie sich mich als Hochzeitsplanerin sehr gut vorstellen kann. Insbesondere deswegen, weil ich nicht meine Vorstellungen einer Traumhochzeit durchsetzen wollen würde, sondern immer im Interesse der Braut und des Bräutigams Vorschläge unterbreitet habe und an viele kleine Details gedacht habe.

Kurze Zeit später war Hochzeitsplanung perfekt geboren.

So, nun aber genug zu mir und meiner Person! 😉

Zurück zum eigentlichen Thema des Blog-Beitrags:

Ihr habt euch verlobt – herzlichen Glückwunsch!

Aber wie geht es nun weiter?

Ich empfehle meinen Brautpaaren folgende Vorgehensweise:

• Erstellt als erstes eine (grobe) Gästeliste.
• Geht in euch, was ihr für eure Hochzeit insgesamt ausgeben möchtet (inkl. Location, Fotograf, Fotobox, DJ, Stylist, Kinderbetreuung…)
• Was mögt ihr? Seht ihr euch eher in einer rustikalen Scheune, einem Schloss oder einer modernen/gradlinigen Location?
• Habt ihr ein Wunschdatum/Wunschzeitraum (Frühjahr, Sommer, Herbst, Winter)?
• Wenn nein, geht es direkt mit der Locationsuche weiter und hier möchte ich euch einige Tipps mit auf den Weg geben:

Locationscouting-Tipp Nr. 1: Wie groß muss die Hochzeitslocation sein?

Da ihr euch im besten Fall vorab überlegt habt, mit wie vielen Gästen ihr ungefähr rechnet, schaut euch mit dieser Gästezahl im Hinterkopf die Location an.

Stellt euch und dem Betreiber der Location die Frage, ob die Räumlichkeiten für x-Personen zu klein oder zu groß sind. Beides ist nicht optimal.

Stellt euch eine Sommerhochzeit bei 35 Grad im Schatten vor.

Möchtet ihr dann sehr eng zu euren Tischnachbarn platziert zu werden? Wohl eher nicht. Aber auch zu viel Platz ist insbesondere am späteren Abend für die Stimmung nicht zuträglich. Ihr seht – es muss in beide Richtungen gedacht werden.

Achtung ist geboten, wenn ein Locationbetreiber von der Maximalpersonenzahl spricht.

Stellt dann die Frage, ob bei der genannten maximalen Personenzahl noch möglich ist eine Tanzfläche im Raum zu integrieren oder auch ein Buffet, falls ihr das möchtet.

Weitere mögliche Details eurer Hochzeit benötigen einen Platz in der Location:

• Fotobox, inkl. einem Tisch/Möglichkeit Accessoires zu präsentieren
• Geschenketisch
• Candy-/Saltybar
• Kinderbetreuung
• Cocktailbar
• Tanzfläche
• Platz für eine Band (benötigt in der Regel mehr Platz) und/oder DJ

Ein weiterer Vorteil einer vorab erstellten Gästeliste zeigt sich auch bei der folgenden Frage: Muss die Hochzeitslocation barrierefrei sein? Gerade bei dem Gedanken an die Großeltern ist es doch so, dass es ein großes Glück ist, wenn diese den Feierlichkeiten beiwohnen können und ihr Enkelkind glücklich im Brautkleid/Hochzeitsanzug sehen. Es wäre doch wirklich schade, wenn man sich dann für eine Location entscheidet, die nur schwerlich für sie zu erreichen ist oder auch der Gang zum Toilettenbereich ein abenteuerliches Unterfangen darstellt. Meint ihr nicht auch?

Locationscouting-Tipp Nr. 2: Die Exklusivität der Hochzeitslocation

Möchtet ihr euren großen Tag unmittelbar mit einem anderen Brautpaar und deren Hochzeitsgesellschaft begehen? Möchtet ihr einem anderen Brautpaar auf einer gemeinsamen Terrasse begegnen und quasi einen gemeinsamen Sektempfang feiern?

Und glaubt mir, das gibt es wirklich!

Fragt daher – insbesondere bei einer größeren Location – nach, ob die Möglichkeit besteht, dass parallel eine weitere Veranstaltung im Haus stattfinden kann und falls ja, wo genau die möglichen Schnittpunkte sein könnten (Toilettenbereich, Terrassenbereich, Raucherbereich, Eingangsbereich, Bereich der freien Trauung im Park der Location etc.)

Ich hatte beispielsweise einmal den Fall, dass das Set-up für die freie Trauung aufgebaut wurde und ich sah unweit der Trauung ein weiteres Dekorationsteam, die eine lange Tafel aufbauten. Es handelte sich dabei zwar um ein Firmenevent, aber die gesamte Hochzeitsgesellschaft musst an ihnen vorbei. Sehr ungünstig – für alle Seiten.

Oder bei Locations, die einen großen Hochzeitssaal ggf. mit einer beweglichen Trennwand anbieten, sich aber der direkt angrenzende Terrassenbereich nicht voneinander teilen und dadurch keine räumliche Abgrenzung möglich ist.

Wenn dies ein No-Go für euch darstellt, sucht weiter nach eurer Traumlocation oder holt euch einen Hochzeitsplaner mit an Bord. Gemeinsam werdet ihr sicher eine tolle Location finden. 🙂

Locationscouting-Tipp Nr. 3: Die Möglichkeit einer freien Trauung

Ihr möchtet neben der standesamtlichen Trauung auch eine freie Trauung so wie sie zu euch passt und ohne Amtsdeutsch begehen?

Dann lasst euch bei einem persönlichen Termin die Plätze für eine freie Trauung zeigen.

Aber bedenkt bitte auch, dass es der Wettergott in hiesigen Gefilden nicht immer gut mit den Feierlichkeiten meint und ihr möglicherweise auf Plan B ausweichen müsst.

Zum einen sollte es immer einen Plan B in der Hinterhand geben und viele Locations wissen um diesen Punkt. Aber euch sollte der alternative Raum/Platz für die freie Trauung auch zusagen. Obwohl es sich um Plan B handelt, sollte es zu euch und euren Vorstellungen passen. Schaut euch die Räumlichkeiten für die Trauung an und behaltet auch hierbei eure Gästezahl im Hinterkopf.

Auch für einen möglichen Open-Air Sektempfang solltet ihr bereits im Vorfeld an Plan B denken und euch den alternativen Bereich für den Sektempfang zeigen lassen. Hier gilt das Gleiche wie für den Plan B für die freie Trauung – es sollte euch grundsätzlich zusagen und für euch und eure Gäste ausreichend Platz bieten.

Locationscouting-Tipp Nr. 4: Büffet oder Menü?

Auch das solltet ihr in eure Vorüberlegungen mit einbeziehen. Einige Hochzeitslocations können ein Menü nur bis x-Personen leisten.

Fragt auch diesen Punkt bei der Location ab, wenn ihr ein gesetztes Essen für eure Feier bevorzugt und das für euch eine hohe Priorität hat.

Locationscouting-Tipp Nr. 5: Ist eure Hochzeitslocation dienstleistergebunden?

Ihr seid bereits im totalen Hochzeitsfieber und habt durchs Stöbern im Internet bereits den zu euch passenden DJ, Floristen und Konditor für eure Traumtorte gefunden? Dann ist es wichtig, dass ihr bei der Location nachfragt, ob sie eventuell dienstleistergefunden sind.

Das bedeutet, dass ihr im Grunde nur mit den von der Location genannten Dienstleistern planen dürft. In der Regel sind die euch dadurch an die Hand gegebenen Dienstleister nicht schlecht, aber die Frage ist: Passen sie zu euch und eurer Vorstellung einer Traumhochzeit?

Locationscouting-Tipp Nr. 6: Junge Gäste

Solltet ihr viele junge Gäste unter euren Gästen haben, ist es empfehlenswert auch dies bei der Locationbesichtigung im Hinterkopf zu haben.

Gibt es vor Ort eine Möglichkeit für die Kinder und mögliche Kinderbetreuung sich draußen aufzuhalten? Vielleicht eine schöne Wiese, auf der die Kinder toben können und Outdoor-Spiele angeboten werden können. Aber auch: Gibt es auch einen geeigneten Raum als Schlecht-Wetter-Alternative?

So macht ihr nicht nur die Kleinen glücklich, denn entspannte Kinder gehen meist mit entspannten Eltern einher. 😉

Sollten sich unter euren Gästen einige frisch-gebackene Eltern mit Babies/Kleinkindern befinden, fragt nach, ob und wie viele Babystühlen vor Ort vorhanden sind. Sollten diese nicht ausreichen, bieten mittlerweile auch Dekorationsfirmen/Mietfirmen entsprechende Stühle für die kleinen Gäste an.

Locationscouting-Tipp Nr. 7: Übernachtungsmöglichkeit

Habt ihr viele auswärtige Gäste oder auch Gäste mit Kindern, ist es sinnvoll, wenn vor Ort die Möglichkeit einer Übernachtung besteht. So muss keiner mehr fahren, sich ein Taxi organisieren oder frühzeitig die Party verlassen, weil die Kinder müde sind.

Habt ihr euch in eine Location verliebt, aber es gibt keine Zimmer vor Ort?

Schaut, ob es in kurzer Distanz Übernachtungsmöglichkeiten gibt oder vielleicht zumindest ein Nebenraum direkt in der Location als Schlafraum für Kinder umfunktioniert werden könnte. Viele Eltern verfügen über Reisebettchen für ihre Kids, bringen diese gerne mit und können so länger bei euch und der Hochzeitsparty verweilen.

Locationscouting-Tipp Nr. 8: Parkplatzsituation

Reisen eure Gäste mit dem eigenen Pkw an?

Dann behaltet auch die Parkplatzsituation im Blick.

Es ist auch für eure Hochzeitsgäste ein entspannter Start in die Feierlichkeiten, wenn man nicht zigmal „um den Block fahren muss“, um einen Parkplatz zu finden.

Sollten sich vor Ort nicht genügend Parkmöglichkeiten befinden, überlegt euch Alternativen und kommuniziert diese direkt als Hinweis mit der Einladung/mit einem separaten Einleger gegenüber euren Gästen. Sie werden es euch danken.

Vielleicht befindet sich in der näheren Umgebung ein größerer Parkplatz einer Sportanlage, eines Marktes, eines öffentlichen Platzes etc. Solltet ihr Parkplatzflächen von Sportanlagen und/oder Märkten nutzen möchten, erkundigt euch im Vorfeld, ob diese öffentlich sind bzw. ob man diese nutzen darf. Ein abgeschlepptes Auto ist ein sehr unschönes Ende für einen grandiosen Tag.

Locationscouting-Tipp Nr. 9: Ab wann dürft ihr in die Räumlichkeiten?

Diese Frage mag euch am Anfang etwas absurd vorkommen, aber spätestens bei einer umfangreichen Dekoration stellt sich schnell die Frage, ob diese realisierbar ist, wenn man beispielsweise erst am Mittag/Nachmittag in die Räumlichkeiten darf. Auch für Dekorationsfirmen ist dies ein wichtiger Punkt und kann euch unter Umständen nicht unerhebliche Mehrkosten bereiten, wenn wenig Zeit bis zur Eröffnung des Festsaals verbleibt und man daher mehr Personen für den Aufbau einplanen muss.

Ich habe es schon erlebt, dass vertraglich die Verfügbarkeit des Raumes ab Mittag angegeben war und letztlich der Vormittag für viel Geld (in diesem Fall sage und schreibe 1.500 Euro on top) investiert werden musste, weil sonst auch unter Hinzunahme eines Profis die Dekorationszeit zu knapp gewesen wäre.

Geld, was man sicherlich auch an anderer Stelle gut investiert bekommen hätte. 😉

Das soll euch erspart bleiben.

Achtet daher darauf, dass möglichst eine konkrete Uhrzeit im Vertrag genannt ist, ab wann ihr bzw. eine Dekorationsfirma in die Räumlichkeiten darf und auch ggf. den Bereich der freien Trauung dekorieren darf.

Und fragt ebenso nach, bis wann der Abbau der Dekoration erfolgt sein muss.

Bei der Hinzunahme einer externen Dekorationsfirma, ist dies eine wichtige Information und möglicherweise kommen für einen Abbau am Sonntag etwas höhere Kosten (Sonntagszuschlag) auf euch zu.

Locationscouting-Tipp Nr. 10: Lautstärkenbegrenzungen bei der Hochzeitsparty

Ja, man sollte meinen, dass eine Hochzeitslocation hier kulant ist, ABER – hier wird mir Freddy sicherlich zustimmen – gibt es hin und wieder doch böse Überraschungen. Fragt ganz explizit nach etwaigen Lautstärkenbegrenzungen.

Hier habe ich ganz unterschiedliche Erfahrungen sammeln dürfen:

• Locations, die Open-End & ohne Lautstärkenbegrenzung arbeiten
• Locations, die zwar Open- End angeben, aber DJs die Erfahrung sammeln mussten, dass sich der (fiktive) „Gast aus Zimmer 110“ über die Lautstärke beschwert und deshalb die Lautstärke reduziert werden muss.
• Hochzeitlocations, die dann eine Mindestanzahl an angrenzenden Zimmern gebucht wissen möchten
• Locations, die ab einer Uhrzeit die Lautstärke auf 80dzB reduziert wissen wollen und das unter Umständen auch kontrollieren
• Locations, die grundsätzlich eine Sperrstunde haben

Auch dieser Punkt sollte schriftlich fixiert sein und lest euch das Kleingedruckte durch.

Fragt auch euren gebuchten DJ nach etwaigen Erfahrungswerten im Hinblick auf eure Location.

Ein weiterer Tipp: Sollte es von vornherein eine Lautstärkenbegrenzung geben, kommuniziert das offen und direkt mit eurem (möglichen) DJ.

Locationscouting-Tipp Nr. 11: Abrechnungsmodelle der Location

Ist es für euch wichtig eine feste Kalkulationsgrundlage zu haben?

Dann achtet auf Pro-Kopf-Pauschalen. Aber: In der Praxis zeigt sich meist, dass eine Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch günstiger ist.

Schaut euch bei Pauschalen genau an, von wann bis wann diese gelten.

Geht eure Gästeliste durch – wie viele Teenager zählen möglicherweise als Vollzahler und trinken noch keinen Alkohol. Gibt es Schwangere/stillende Mamas? Gibt es einige ältere Gäste, die vielleicht gar nicht mehr so lang auf der Feier verweilen können?

Falls das auf einige eurer Hochzeitsgäste zutrifft, kann eine Abrechnung auf Grundlage einer pro-Kopf-Pauschale unter Umständen deutlich teurer werden.

Locationscouting-Tipp Nr. 12: Der vermeintlich kleine Punkt „Extrakosten/versteckte Kosten“

Schaut genau welche Kosten inkludiert sind.

Sollten beispielsweise Stoffservietten, Stuhlhussen als Kostenpunkt im Vertrag aufgeführt sein, rechnet euch diese Punkte für eure Gästezahl durch, falls kein Endbetrag hierfür in der Aufstellung angegeben ist. Erfahrungsgemäß sind es genau die „kleinen Positionen“, die sich summieren und schnell einen großen Kostenpunkt darstellen.

Habt ihr euch für eine externe Konditorei im Hinblick auf eure Hochzeitstorte entschieden, fragt nach dem sogenannten Tellergeld pro Person bei der Location nach.

Solltet ihr einen Lieblingswein oder Lieblingssekt haben und dieser üblicherweise nicht in der Location angeboten werden, kann das sogenannte Korkgeld anfallen. Es beläuft sich im Durchschnitt zwischen 12 und 40 Euro/Flasche. Vom sogenannten Korkgeld kann auch eine extern hinzugebuchte mobile Sekt- und/oder Cocktailbar betroffen sein. Fragt auch diesbezüglich bei der Location nach, wie hier üblicherweise verfahren wird.

Weitere Tipps in Sachen „versteckte Kosten“ findet ihr hier: Hilfreiche Tipps zur Hochzeitsplanung

 

Ich hoffe euch ein paar hilfreiche Fragen und Erkenntnisse 😉 mit auf den Weg gegeben zu haben!

So bleibt mir nur noch euch eine schöne Planungszeit zu wünschen. Habt einen unvergesslichen Hochzeitstag, an den ihr euch und eure Lieben noch lange zurückerinnern werdet.

Solltet ihr Unterstützung bei eurer Hochzeitsplanung benötigen, meldet euch gerne bei mir. Gerne bin ich an eurer Seite und unterstütze euch bei allen Belangen.

Alles Liebe & Gute,

Eure Andrea

 

---

 

Finale 🙂

Liebe Andrea,

herzlichen Dank für diesen großartigen und sehr informativen Gastbeitrag. Das Thema Locationscouting ist tatsächlich sehr umfangreich und ich bin mir sicher, dass meine Brautpaare dir ebenfalls sehr dankbar für deinen tollen Input und den hilfreichen Einblick sind. Ich hoffe, wir sehen uns bald wieder. Fühl dich gedrückt!

Liebe Brautpaare,

wenn ihr noch Fragen habt (und ich bin mir sicher, dass ihr noch welche habt!), dann meldet euch  gerne bei Andrea. Sie ist eine coole Socke und eine professionelle Dienstleisterin, die eure Planung mit großer Sicherheit bereichern und sie euch erleichtern wird.

So erreicht ihr sie am besten:

Andrea Penndorf

Mail: andrea@hochzeitsplanung-perfekt.de

Web: www.hochzeitsplanung-perfekt.de

 

Vielen Dank auch an Franziska Hain für die Bereitstellung der schönen Bilder. Schaut auch bei ihr vorbei und richtet bitte liebe Grüße von mir aus. Hier geht es zu ihrer Website: Hochzeitsfotografin Franziska Hain

Danke, dass ihr reingeschaut habt. Bleibt bitte gesund und passt gut auf euch auf.

Herzlichst,

Freddy